Тайм-менеджмент — почему личные системы разваливаются через месяц

Сценарий повторяется у многих слово в слово. Человек решает взяться за своё расписание, ставит приложение для задач, заводит проекты, теги и цвета, переносит туда всё, что помнит. Первая неделя идёт бодро: список ведётся, галочки ставятся, вечером приятно смотреть на закрытые пункты. На второй появляются задачи, которые переезжают со дня на день. На третьей он забывает открыть приложение в понедельник, потом во вторник. Через месяц внутри лежат восемьдесят просроченных строк, и человек делает вывод: тайм-менеджмент не для него.

Вывод неверный. Развалился не человек, а конструкция, собранная по разрозненным роликам. Она требовала двадцати минут обслуживания в день, ничего не говорила о том, что не делать, и не имела процедуры возврата после первого пропущенного дня. Любая система без такой процедуры живёт до первой простуды или до недели, когда на работе случился аврал. Курсы тайм-менеджмента как раз и собирают эту конструкцию заново: в правильном порядке и с проверкой на вашем календаре.

Почему личные системы не держатся

Разберём три частые причины, и каждая устраняется.

Первая — сборка из несовместимых кусков. Матрица приоритетов взята из одного ролика, метод помидора из другого, правило двух минут из третьего. Матрица приоритетов — это разбор дел по двум признакам, срочности и значимости. Метод помидора — работа отрезками по двадцать пять минут без отвлечений. Правило двух минут велит делать сразу всё, что занимает меньше двух минут. Каждый приём рабочий, но вместе они спорят друг с другом: помидор требует непрерывного отрезка, а правило двух минут заставляет хвататься за мелочь, едва она появилась.

Вторая — планирование объёма, который физически не помещается в день. На завтра назначено одиннадцать дел, свободных часов шесть, и это без дороги, обеда и трёх чужих вопросов. К вечеру сделано четыре, семь переехали. Через неделю такого переноса список превращается в склад невыполненного, куда страшно заглядывать.

Третья — отсутствие взгляда со стороны. Человек уверен, что почта отнимает у него минут сорок, а хронометраж, то есть простая запись того, чем вы заняты, по получасам, показывает два с половиной часа. Пока никто не посмотрел на реальную неделю, человек чинит не ту деталь.

Здесь и проходит граница между бесплатным роликом и программой. Ролик объясняет приём и на этом заканчивается. Программа выстраивает приёмы в порядке, разбирает ваш собственный календарь и показывает место, где вы себя обманываете.

Самый короткий вход — мини-курсы ProductStar. По описанию школы, один курс помогает построить систему личного планирования, чтобы работать без выгорания и прокрастинации, а второй учит управлять не временем, а собой: энергией, вниманием и приоритетами. В карточках обоих курсов указан сертификат.

Чему учат на курсах тайм-менеджмента

Тема выглядит единой, а внутри у неё четыре разных блока. Различать их полезно: программы закрывают блоки неравномерно, и покупатель нередко берёт четвёртый, не сделав первого.

Порядок строк выбран не случайно. Планировать, не проведя учёта, — то же самое, что составлять семейный бюджет, не зная своих доходов. Цифры получатся красивые, а к пятнадцатому числу денег не останется.

Какой курс взять под свою задачу

Формат выбирают по тому, что именно ломается в вашей неделе. Ниже пять частых ситуаций.

Нужно разобраться с приёмами за месяц

Вы работаете в одной роли, задачи понятны, но день всё равно расползается. Подойдёт мини-курс по личному планированию: он даёт набор приёмов и порядок, в котором их вводить. Проверьте, есть ли в нём задания на вашем собственном календаре, а не только видео.

Вы руководите людьми

У руководителя время съедают встречи, чужие вопросы и задачи, которые он не отдал. Здесь тайм-менеджмент живёт рядом с делегированием и разговорами о сроках. В программе Eduson «Soft skills для руководителя», по описанию школы, есть отдельный раздел об управлении временем, а также блоки о делегировании, конфликтах и стрессе. На выходе школа указывает удостоверение о повышении квалификации и диплом академии. Рядом во вставке — программа Eduson «Soft skills для женщин-лидеров» о лидерских навыках и управлении людьми. Примут ли российский документ, решает работодатель; уточните до оплаты.

Работы слишком много, и к среде нет сил

Если вы планируете, а к середине недели всё равно срываетесь, дело, скорее всего, не только в планировании. Проверьте сон, число взятых обязательств и то, сколько недель подряд вы работали без выходных. Инструмент планирования не лечит хроническую перегрузку. Начать можно с короткого курса о стрессе: у ProductStar есть мини-курс о том, как предупреждать выгорание.

Нужен документ о повышении квалификации

Иногда курс берут по просьбе отдела кадров. Тогда смотрите, какой документ указан на странице программы, а не только в рекламе. В каталоге на эту тему есть программа НИИДПО «Тайм-менеджмент и личная эффективность». Вид документа и объём в часах сверьте на странице курса, а примут ли российский документ, решает работодатель.

Выбор редакции

Тайм-менеджмент и личная эффективность

НИИДПО

37 500 ₸^* 67 800 ₸ −45% Смотреть программу

На сайт школы

Все курсы в каталоге

Вы совмещаете работу и учёбу

Совмещение проваливается не от лени, а от арифметики: сумма обязательств больше наличного времени. До обучения человек садится за курс тогда, когда остаются силы, то есть почти никогда. После у занятий появляется постоянное место в неделе, а запас времени посчитан заранее. Поэтому вместо двух программ сразу берётся одна и доводится до конца. Решение скучное, зато при полной занятости работает именно оно.

Что меняется в календаре через месяц

Полезно заранее представлять результат в конкретных вещах, а не в ощущении подъёма:

• вы знаете, сколько часов в неделю уходит на переписку и совещания, потому что неделю это измеряли;
• вы отказываетесь от встречи без повестки так, что отношения не портятся;
• у вас есть два защищённых часа в день без мессенджера, и это согласовано с руководителем;
• у крупной задачи в календаре стоит блок нужной длины, а не строчка в списке;
• вы закрываете день письменно, за пять минут, и наутро не тратите первый час на вспоминание, где остановились.

Есть и менее очевидная перемена. Вы перестаёте считать, что успевать нужно всё. Взрослое расписание устроено так, что часть задач останется несделанной в любом случае. Вопрос в том, выбираете эту часть вы или она отваливается сама, по остаточному принципу, обычно вместе с обещанием, которое вы дали важному человеку.

Где цена потерянного часа выше

Навык нужен не всем одинаково. Есть работа с одной очередью задач: оператор на линии, кассир, специалист поддержки. Там расписание задано снаружи, и планировать почти нечего. И есть работа, где очередей несколько и половина из них чужие: руководитель группы, координатор проекта, менеджер с десятком сделок, предприниматель, бухгалтер в сезон отчётности. Такой день рассыпается сам собой, если его не собирать заново каждое утро.

Отдельно стоит сезонность. У бухгалтера цена часа в отчётный период выше, чем в июле, у магазина она подскакивает перед праздниками, у преподавателя — к концу семестра. Люди с выраженным сезоном нередко приходят учиться после первого провала: пик наступил, а расписание к нему не готовили.

В требованиях вакансий навык часто записан словами «планирование», «расстановка приоритетов», «работа с несколькими задачами одновременно». Отдельной строкой в оплате он не значится, зато помогает удержаться на позиции, где нужно держать в голове сразу несколько дел. Соседние навыки — переговоры, обратная связь, работа с командой — разобраны в статье о гибких навыках.

С чего начинать именно вам

Свой уровень определяют не тестом, а тремя вопросами. Отвечать на них лучше письменно.

1. Можете ли вы сказать, куда ушёл прошлый вторник? Если ответ звучит как «работал, вроде много сделал», начинайте с учёта. Три дня хронометража дают больше, чем месяц чтения о продуктивности.
2. Если время вы примерно представляете, посмотрите, чем оно занято. Когда день состоит из чужих срочных просьб, а свои задачи сдвинуты на вечер, вам нужен блок про отбор и про вежливый отказ. Это разговорный навык, а не календарный.
3. Если вы планируете, но к среде всё равно срываетесь, смотрите на нагрузку и восстановление, а не на новые приёмы.

Ответы часто получаются смешанными, и это нормально. Тогда берите тот блок, где неприятнее всего признаваться себе в проблеме: там, скорее всего, и лежит основная потеря.

Что обучение даёт и чего не даёт

Программа по этой теме не даёт профессии и не добавляет в резюме строчку, которая решит собеседование. Она даёт отлаженный порядок и человека, который скажет, что на вторник взято лишнее.

Три часа, месяц или программа с куратором

Форматы сильно разной длины, и выбор зависит от того, что у вас сломано. Короткая программа даёт один набор приёмов и хорошо ложится на понятную задачу: разгрести почту, научиться вести встречи по повестке. Длинная программа с обратной связью нужна, когда менять надо привычку, а привычка ставится только повторением, за которым кто-то наблюдает.

До оплаты проверьте на странице курса:

• работают ли с вашим настоящим календарём или с учебным примером;
• сколько в программе практики против количества видео;
• есть ли живой человек, который посмотрит ваш план;
• есть ли процедура возврата после сорванной недели;
• какой документ выдают и нужен ли он вам вообще.

Если ничего этого нет и программа состоит из записей с тестом в конце, вы покупаете упорядоченный видеокурс. Иногда это ровно то, что нужно, а цена у такого формата нередко ниже.

Зачем платить, если по теме выложены тысячи бесплатных роликов? Роликов слишком много, и между собой они не согласованы, а нужен порядок и проверка. Если у вас хватает терпения выстроить порядок самому и есть знакомый, готовый месяц смотреть на ваш календарь, можно обойтись без курса.

Проверка через три недели

Результат здесь измеряется поведением, а не сертификатом. Пройдите по списку и честно отметьте, что получилось.

1. Повторите три дня хронометража и сравните с первым замером: изменилась ли доля переписки и совещаний.
2. Сложите оценки времени по завтрашнему плану. Если сумма больше свободных часов, вычеркните лишнее до начала дня.
3. Откажитесь от одной встречи без повестки и запишите формулировку отказа.
4. Проверьте, стояли ли в календаре три защищённых блока и уцелел ли хотя бы один.
5. После сорванного дня вернитесь в работу по заранее написанной процедуре, а не усилием воли.

Пятый пункт самый показательный. Расписание держится дольше у тех, у кого есть короткий возврат: после сбоя теряется один день, а не три недели. О том, как режим сна и отдыха влияет на рабочую неделю, — в статье про курсы об образе жизни.

ProductStar

4,5 · 2 отзыва

На рынке с

2016 года

Курсов в каталоге

56

Сайт школы

productstar.ru

ProductStar — российская онлайн-школа, основанная в 2016 году как часть группы компаний РБК. Основная сила школы — продуктовый трек: программы по продакт-менеджменту, управлению проектами, аналитике и маркетингу. Для казахстанских учеников платформа интересна тем, что продуктовый менеджмент — одна и...

Смотреть курсы школы

Eduson Academy

4,5 · 164 отзыва

На рынке с

2013 года

Курсов в каталоге

210

Сайт школы

eduson.academy

Eduson Academy — российская онлайн-академия бизнес-образования. Специализируется на прикладных «офисных» направлениях: маркетинг, финансы и аналитика, Excel, менеджмент, HR, продажи. Для казахстанских учеников школа актуальна тем, что эти компетенции востребованы как на локальном рынке, так и в удал...

Смотреть курсы школы

НИИДПО

4,9 · 261 отзыв

На рынке с

2015 года

Курсов в каталоге

368

Сайт школы

niidpo.ru

НИИДПО — российский институт дополнительного образования, работающий с 2015 года в академическом дистанционном формате. Для казахстанских специалистов институт может быть полезен в программах переподготовки по психологии, педагогике, логопедии, дефектологии и смежным направлениям. Формат академическ...

Смотреть курсы школы

Вопросы о курсах тайм-менеджмента

Сколько длится курс тайм-менеджмента?

Там, где срок указан, программы на сайте для Казахстана идут от одного до трёх месяцев. Есть и короткие видеокурсы, которые проходят в своём темпе.

Дают ли после курса документ?

Зависит от программы: у части курсов сертификат, у некоторых удостоверение о повышении квалификации, у многих документ не заявлен. Примут ли российский документ, решает работодатель; уточните до оплаты.

Можно ли научиться тайм-менеджменту бесплатно?

Приёмы описаны в открытом доступе. Курс добавляет порядок тем и проверку вашего плана со стороны.

Поможет ли курс, если работы слишком много?

Курс поможет увидеть, куда уходит время, и отказаться от лишнего. Объём обязательств он за вас не уменьшит: это решается разговором с руководителем и пересмотром задач.

Какой курс выбрать руководителю?

Программу, где управление временем идёт вместе с делегированием и планированием работы команды. Больше об этом — в статье об управленческих навыках.

У этой темы редкое преимущество: тренировочная площадка уже есть и открыта каждый день. Ваш понедельник, ваша почта, ваш список на завтра. Начните с одного блока — того, где болит сильнее, — и первые перемены в расписании будут заметны раньше, чем закончится программа.